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So gehen Home-Office Lösungen, mit denen Ihre Mitarbeiter sicher und professionell arbeiten können

Ein Leitfaden für die Geschäftsführung und IT zum Thema Heimarbeit

– Wie sollte ein Unternehmen Remote-Working starten und was gibt es dabei zu beachten?

Strategisch denken

Was unter normalen Umständen monatelanger Vorbereitung bedarf, versuchen viele Unternehmen jetzt kurzfristig möglich zu machen: Die Integration von Heimarbeit in den Arbeitsalltag. Nehmen Sie sich trotz allem Handlungsdruck etwas Zeit einen Plan für das Remote-Working zu entwickeln und bedenken Sie, dass Sie wahrscheinlich gerade im Begriff sind, Grundsatzentscheidungen für mehrere Monate oder Jahre zu treffen. Recherchieren Sie ausführlich über die Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen und lassen Sie sich von einem IT-Dienstleister beraten, der auf diesem Gebiet Erfahrung hat.

Es gibt keine Standardlösung für professionelle Heimarbeit. Der “richtige Weg” ist stark von der bestehenden IT-Umgebung und weiteren Faktoren in Ihrem Unternehmen abhängig. Da hier einzelfallspezifische Entscheidungen getroffen werden müssen, können wir Ihnen keinen Standardplan an die Hand geben, aber bei Bedarf gerne beraten.

Grundlagen für erfolgreiches Remote-Working

Was brauchen Ihre Mitarbeiter im Homeoffice? Die benötigte IT-Ausstattung unterscheidet sich nicht wesentlich von jener im Büro: Ein PC oder Notebook, evtl. einen Monitor, WLAN und die Möglichkeit zum Telefonieren.

Viel wichtiger ist die Netzwerk- und Internet-Anbindung und ob Anwendungen und Kommunikation (z.B. Telefonie) überhaupt schon “Home-Office-Ready" bereitgestellt werden.

„Nun ist es aber natürlich nicht damit getan die Mitarbeiter mit einem Notebook im Gepäck nach Hause zu schicken, wenn dort nicht die benötigen Programme oder selbst einfach Kommunikationsmittel wie ein Telefon vernünftig funktionieren. Von den organisatorischen Herausforderungen beim verstärkten Einsatz von Home-Office einmal ganz abgesehen ist dann Frust und geringe Produktivität bei den Mitarbeitern vorprogrammiert."

Christian Bahler - Geschäftsführer EBF Systec GmbH

Ein Homeoffice-Notebook nutzt wenig, wenn Mitarbeiter damit nicht auf Anwendungen und Dokumente zugreifen können, die sie zum Arbeiten benötigen. Cloudbasierte Strukturen, VPN Lösungen oder virtuelle Desktopumgebungen ermöglichen es zu Hause genauso arbeitsfähig zu sein wie im Büro.


Für Ihre Kunden ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter weiterhin verlässlich telefonisch erreichbar sind. VoIP-Telefonie (Telefonie über das Internet) macht das möglich. Dabei behalten Sie den vollem Funktionsumfang und Ihre bekannte Bürorufnummer. Telefonieren funktioniert damit mittels mobiler App oder über das Softphone am PC.


Intern kommunizieren Teams weniger über klassische Telefonie, sondern eher über Messenger-Tools, die Video-Calls, Dateitransfer und Bildschirmübertragung beinhalten. Entscheiden Sie sich hier für passende Tools, welche sich so weit wie möglich einfach und sicher(!) tief in Ihre IT-Umgebung integrieren lassen. Beachten Sie unbedingt die Datenschutz-anforderungen bei solchen Tools. Einige Lösungen weisen hier deutliche Schwächen auf und sind nicht zu empfehlen.


Schenken Sie dem Bereich IT-Sicherheit besondere Aufmerksamkeit: Prüfen Sie, ob alle Endgeräte die zu Hause genutzt werden über einen aktuellen Virenschutz und weitere Sicherheitsfeatures verfügen. Verdeutlichen Sie bei Ihren Mitarbeitern das Bewusstsein für den Umgang mit sensiblen Daten und warnen Sie vor Phishing-Versuchen. Passend zum Thema verweisen wir auf unseren früheren Blog-Beitrag über Coronavirus-Phishing-Mails.


Der IT-Support wird ebenfalls zur erfolgskritischen Ressource. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen genügend Fachleute ansprechbar sind oder holen Sie einen externen IT-Dienstleister dazu.

Ausblick

Wir gehen davon aus, dass sich Homeoffice, Team-Zusammenarbeit, (Video)Telefonie etc. sich zu festen Bestandteilen der Arbeitswelt entwickeln werden. Auch nachdem sich die Lage wieder normalisiert hat, werden sich bestehende IT-Strukturen und Prozesse nicht so einfach wieder aufbrechen und zurücksetzen lassen. Statt Heimarbeit nur als vorübergehende Notlösung zu betrachten, werden immer mehr Unternehmen (sowie Mitarbeiter und Kunden) die Krise als Chance sehen, um sich auf die weitere Digitalisierung in der Zukunft vorzubereiten.

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